Manager, Engineering & Maintenance

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1. Sommaire du poste

• Assure la gestion de son service quant à la planification des activités, ressources, budget, l’organisation du travail et la gestion des équipes pour la réalisation des activités d’entretien mécanique et du bâtiment.  Assure le développement et la formation du personnel et la mise en place d’actions d’amélioration continue et de la performance

2.       Fonctions principales

Maintenance

• Est garant du bon fonctionnement du parc Machines/Équipements au quotidien
• Assure le respect de la politique de maintenance du site, définit les méthodes et les met en oeuvre.
• Assure la mise en place et du suivi des opérations de maintenance avec la production
• Organise et assure le suivi de  la maintenance des équipements pour garantir une distribution des fluides et énergie et le maintien des opérations de production
• Optimise les coûts de maintenance (préventif, curatif, gestion des pièces détachées etc.)
• Est garant de la gestion du programme d’étalonnage des équipements
• Optimise la gestion des contrats annuels avec les prestataires de services

Etudes techniques

• Participe à l’élaboration du plan directeur site dans son domaine
• Initie des projets de modification et d’amélioration des outils de production et des services
• Veille à la cohérence des projets pour son secteur
• Définit les spécifications de maintenabilité des équipements dans le cadre de cahiers de charges et de contrats de sous-traitance
• Identifie les risques et propose des solutions alternatives pour assurer la continuité de production et distribution des fluides
• Conçoit et coordonne la mise en œuvre des plans d’économie d’énergie
• Apporte son expertise pour évaluer la conformité technique des matériels et des équipements de son service

organisation et suivi des chantiers/projets

• Coordonne les travaux de modification ou d’entretien
• Organise et suit l’avancement des travaux et assure les réceptions techniques pour son secteur
• Traite les litiges éventuels jusqu’à la levée des réserves
• S’assure de  la rédaction des documentations réglementaires (permis de travaux, travail à chaud, validation, qualification, demande de changements) et veille à leur mise en œuvre
• Assure la mise en place des nouveaux équipements en collaboration avec les autres secteurs de l’ingénierie et les services utilisateurs
• Est garant du respect des bonnes pratiques de gestion de projets, des délais, coûts,  des projets dont il a charge et informe les services concernés en cas de dérive

Relations Administrations /autorites

• Veille au respect des obligations légales liées à son activité
• Alerte en cas de dépassement et propose des actions correctives
• Assure l’interface avec les autorités administratives
• Est l’interlocuteur technique, sur son secteur, des autorités en cas d’audit
• S’assure de la mise en œuvre des recommandations d’audit
• S’assure de la mise à jour de la documentation technique

Reporting / Indicateurs

• Communique régulièrement sur l’avancement des ordres de travail, les bilans d’intervention, les bilans d’activité et les projets sous sa gouverne
• Élabore les indicateurs pertinents de mesure d’activité de son service
• Veille à une remontée fiable de ces indicateurs

Amélioration continue

• Assure une veille technologique ("benchmarking" interne ou externe)
• Identifie des axes de progrès en termes (qualité, coût, délai, sécurité, méthode de travail, outils, systèmes, productivité/ efficacité/performance)
• Anticipe l’impact de l’évolution dans les autres métiers, ou dans l’environnement, sur son propre métier
• Fait preuve d’une démarche d’amélioration continue en termes de méthodes et de fonctionnement de gestion de projets

Qualité et HSE

• S’assure que les interventions techniques se font dans le respect des règles BPF et des procédures qualité
• Participe aux auto-inspections et audits
• Participe à la définition du programme d’amélioration qualité, le met en œuvre et en assure le suivi des activités de son service
• Rédige et/ou coordonne la rédaction des procédures/instructions et s’assure de leur mise en application
• Habilite le personnel au poste
• Décline et fait respecter la politique HSE dans son département
• Contribue à l’élaboration du PASS dans son secteur et assure la mise en œuvre des actions dont il a charge
• S’assure de la mise en œuvre effective des procédures accueil sécurité dans l’ensemble du service

3.       Responsabilités de gestion

• Anime et Organise son équipe
• Fixe des objectifs à ses collaborateurs
• Apprécie et évalue les contributions de ses collaborateurs et propose en conséquence les promotions/ sanctions
• Assure le développement de ses collaborateurs notamment par la définition du plan de formation
• Identifie les besoins de personnel et participe aux recrutements
• S’assure  de l’efficacité du processus d’intégration et de formation au sein de son département
• Veille à entretenir un climat quotidien propice à une bonne productivité des équipes
• Veille au respect des politiques ressources humaines et favorise l’utilisation des outils mis à sa disposition.
• Anticipe les besoins futurs et les recrutements nécessaires

4.       Ressources (moyens) (budget, investissements)

• Définit, met en œuvre et optimise la gestion du budget de fonctionnement  et d’investissements de son département et en assure le suivi
• Organise l’adéquation des effectifs et équipements
• Propose les priorités de son département  selon les besoins du site
• Gère la mise en œuvre des activités de maintenance (équipements, systèmes) selon les besoins du site
• Informe des actions correctives à engager et des coûts associés
• Assure l’optimisation des activités de maintenance

5.       Principales relations professionnelles (internes / externes)

• Assure une liaison permanente avec les services opérationnels pour obtenir / diffuser les informations techniques et les dysfonctionnements
• Participe à la construction du budget de maintenance des services opérationnels
• Échange avec ses homologues du site ou des autres sites (optimisation de la résolution de problème, des choix fournisseurs)
• Assure un rôle conseil lors de résolution de problèmes techniques au quotidien

Partenaires internes : Qualité, Logistique, Supply Chain, Finances, Fabrication, Conditionnement, Développement des procédés, Entrepôt

6.       Connaissances et compétences requises :

a) Formation requise

Baccalauréat en ingénierie mécanique ou électrique avec expérience pertinente en milieu pharmaceutique

Membre de l’Ordre des Ingénieurs du Québec

b) Langues

Français et anglais

c) Expérience et connaissances particulières

Minimum 10 ans d’expérience en maintenance, entretien technique, ingénierie

Minimum 5 ans d’expérience en environnement pharmaceutique ou domaine connexe

Minimum 5 ans d’expérience en gestion de personnel.

d) Compétences techniques spécifiques

Automatismes/ informatique industrielle

Mécanique / Electro -Mécanique

Electricité

Energies et fluides (air, eau ,…)

Législation du travail

HSE

BPF / GMP

Réglementation, équipements

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1.  Purpose of the position 

• Ensures the management of his department in terms of planning activities, resources, budget, work organization and team management for the performance of mechanical and building maintenance activities. Ensures the development and training of staff and the implementation of continuous improvement and performance actions

2. Main functions

MAINTENANCE
• Is responsible for the proper functioning of the Machines/Equipment fleet on a daily basis
• Ensures compliance with the site's maintenance policy, defines the methods and implements them.
• Ensures the implementation and monitoring of maintenance operations with production
• Organizes and monitors equipment maintenance to guarantee the distribution of fluids and energy and the maintenance of production operations
• Optimizes maintenance costs (preventive, curative, spare parts management, etc.)
• Is responsible for managing the equipment calibration program
• Optimizes the management of annual contracts with service providers

TECHNICAL STUDIES
• Participates in the development of the site master plan in its field
• Initiates projects to modify and improve production tools and services
• Ensures the consistency of projects for its sector
• Defines equipment maintainability specifications within the framework of specifications and subcontracting contracts
• Identifies risks and proposes alternative solutions to ensure the continuity of production and distribution of fluids
• Designs and coordinates the implementation of energy saving plans
• Provides its expertise to assess the technical compliance of equipment and equipment of its department

ORGANIZATION AND MONITORING OF CONSTRUCTION SITES/PROJECTS
• Coordinates modification or maintenance work
• Organizes and monitors the progress of the work and ensures technical receptions for its sector
• Handles any disputes until the reservations are lifted
• Ensures the drafting of regulatory documentation (work permits, hot work, validation, qualification, change requests) and ensures their implementation
• Ensures the installation of new equipment in collaboration with other engineering sectors and user services
• Guarantees compliance with good project management practices, deadlines, costs, projects for which it is responsible and informs the departments concerned in the event of deviation
ADMINISTRATION/AUTHORITY RELATIONS
• Ensures compliance with the legal obligations related to its activity
• Alerts in the event of overruns and proposes corrective actions
• Ensures the interface with the administrative authorities
• Is the technical contact, in its sector, for the authorities in the event of an audit
• Ensures the implementation of audit recommendations
• Ensures that technical documentation is updated

REPORTING / INDICATORS
• Communicates regularly on the progress of work orders, intervention reports, activity reports and projects under his/her management
• Develops relevant indicators for measuring the activity of his/her department
• Ensures reliable reporting of these indicators
CONTINUOUS IMPROVEMENT
• Ensures technological monitoring (internal or external benchmarking)
• Identifies areas for improvement in terms of (quality, cost, deadline, safety, working method, tools, systems, productivity/efficiency/performance)
• Anticipates the impact of developments in other professions, or in the environment, on his/her own profession
• Demonstrates a continuous improvement approach in terms of project management methods and operations

QUALITY AND HSE
• Ensures that technical interventions are carried out in compliance with GMP rules and quality procedures
• Participates in self-inspections and audits
• Participates in defining the quality improvement program, implements it and monitors the activities of his department
• Writes and/or coordinates the writing of procedures/instructions and ensures their implementation
• Authorizes staff at the post
• Declines and ensures compliance with the HSE policy in his department
• Contributes to the development of the PASS in his sector and ensures the implementation of the actions for which he is responsible
• Ensures the effective implementation of safety reception procedures throughout the department

3. Management responsibilities

• Leads and organizes his team
• Sets objectives for his collaborators
• Appreciates and evaluates the contributions of his collaborators and proposes promotions/sanctions accordingly
• Ensures the development of his collaborators in particular by defining the training plan
• Identifies personnel needs and participates in recruitment
• Ensures the effectiveness of the integration and training process within his department
• Ensures to maintain a daily climate conducive to good team productivity
• Ensures compliance with human resources policies and promotes the use of the tools made available to him.
• Anticipates future needs and necessary recruitment

4. Resources (means) (budget, investments)

• Defines, implements and optimizes the management of the operating and investment budget of his department and ensures its monitoring
• Organizes the adequacy of staff and equipment
• Proposes the priorities of his department according to the needs of the site
• Manages the implementation of maintenance activities (equipment, systems) according to the needs of the site
• Informs of corrective actions to be taken and associated costs
• Ensures the optimization of maintenance activities

5. Main professional relationships (internal / external)

• Ensures a permanent liaison with operational services to obtain / disseminate technical information and malfunctions
• Participates in the construction of the maintenance budget of operational services
• Exchanges with his counterparts on the site or other sites (optimization of problem solving, supplier choices)
• Provides an advisory role when resolving technical problems on a daily basis
Internal partners: Quality, Logistics, Supply Chain, Finance, Manufacturing, Packaging, Process Development, Warehouse

6. Required knowledge and skills:

a) Required training

Bachelor's degree in mechanical or electrical engineering with relevant experience in a pharmaceutical environment
Member of the Ordre des Ingénieurs du Québec

b) Languages

French and English

c) Specific experience and knowledge

Minimum 10 years of experience in maintenance, technical servicing, engineering
Minimum 5 years of experience in a pharmaceutical environment or related field
Minimum 5 years of experience in personnel management.

d) Specific technical skills

Automation/industrial computing
Mechanics / Electro-Mechanics
Electricity
Energy and fluids (air, water, etc.)
Labor legislation
HSE
GMP / BPF
Regulations, equipment

The masculine is used in this publication without prejudice for the sake of conciseness.
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