Rejoignez notre entreprise pharmaceutique diversifiée à l'échelle mondiale, qui enrichit les vies grâce à sa volonté inébranlable d'offrir de meilleurs résultats en matière de santé à ses patients. Tous ensemble, nous faisons une différence. Faites partie d'une culture qui ne se contente pas d'attendre le changement, mais qui le crée activement - où vos compétences et vos valeurs sont le moteur de notre progrès et de notre impact collectifs.
Résumé du poste :
Assister et fournir un soutien administratif au directeurs national des ventes et à la directeur, opérations des ventes stratégiques afin d'atteindre les objectifs et de contribuer ainsi au succès de l'unité d’affaires et de l'organisation dans un environnement en constante évolution. Le poste se rapporte à la Directrice, Opérations stratégiques des ventes.
Principales responsabilités :
- Fournir un soutien administratif dans le cadre des activités quotidiennes :
- Agenda/calendrier
- Réunions et logistique de celles-ci
- Suivi des dossiers
- Communications écrites (anglais et français)
- Calendrier et logistique des voyages
- Rédiger, mettre en forme et traduire les documents nécessaires tels que les lettres, les résumés des réunions, les mémos, etc selon les instructions.
- Identifier les situations nécessitant une intervention rapide en apportant des solutions
- Coordonner le calendrier et la logistique entourant l'organisation de diverses réunions de ventes et d'opérations stratégiques telles que
- Réunions de vente (cycle, régionales et nationales)
- Formations liées à l'intégration des nouveaux employés
- Les revues d'affaires des équipes inter-fonctionnelles
- Suivre le budget des ventes et des opérations stratégiques des ventes
- Soutien administratif ad hoc aux directeurs régionaux des ventes et à l'équipe des opérations des ventes stratégiques sur des projets spécifiques.
- Gérer la gestion de la flotte automobile (travailler sur les avantages fiscaux annuels, le renouvellement de l'assurance automobile et, gérer les factures mensuelles, etc par centre de coûts).
- Préparer les documents contractuels nécessaires pour les différents fournisseurs pour les contrats annuels et ad hoc pour les ventes, les opérations stratégiques et les relations commerciales.
- Gérer l’arrivée, transferts et départs de tous les représentants de la force de vente (arrivées, informer les différentes parties de l'arrivée, envoi de matériel de formation, lettres de bienvenue, mise à jour de diverses listes de vente, assurer la création de divers comptes pour les nouveaux employés)
- Répondre à la force de vente concernant les demandes de chèques pour les services, les parrainages, les subventions et assurer la coordination avec les finances et le travail administratif lié à ces demandes.
Expérience et connaissances requises :
- Minimum 10 ans d'expérience dans un poste d'assistant administratif.
- Au moins 5 ans d'expérience dans un environnement pharmaceutique
- Excellentes aptitudes à la communication
- Parfaitement bilingue
- Excellente connaissance de la suite MS Office et de l'environnement Outlook ainsi que la capacité d'apprendre rapidement d'autres applications
Autres compétences requises :
- Coordinateur dynamique et orienté vers l'excellence
- Capacité à effectuer plusieurs tâches et à établir des priorités de manière efficace
- Capacité à prendre des initiatives et des risques calculés
- Orientation vers l'action, souci du détail, bonne planification et gestion du temps.
- Capacité à travailler dans un environnement au rythme rapide et en constante évolution.
Nous sommes un employeur souscrivant au principe de l'égalité des chances. Nous nous engageons à constituer des équipes diversifiées, représentatives des patients et des communautés que nous servons, et nous nous efforçons de créer un lieu de travail inclusif qui favorise la collaboration.