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L’étudiant(e) aux achats, soutient les activités quotidiennes du département d’approvisionnement, notamment dans SAP, afin de maintenir l’exactitude des données. Le rôle contribue à renforcer l’efficacité opérationnelle en prenant en charge diverses tâches administratives, de suivi et de documentation.
Responsabilités principales
1) Gestion de données et rapports
- Mettre à jour les données fournisseurs (coordonnées, contacts, catégories, modalités de paiement).
- Maintenir les informations de contrats et les dates de renouvellement dans les outils internes.
- Analyser et organiser l’historique et suivi des bons de commande dans SAP.
- Extraire des rapports simples à partir de SAP ou Excel (dépenses, délais, suivi de livraison).
2) Gestion documentaire des fournisseurs
- Collecter, vérifier et classer les documents requis.
- Faire le suivi auprès des fournisseurs pour obtenir des documents manquants.
- Valider que les profils fournisseurs dans SAP sont complets et à jour.
3) Support aux demandes de prix
- Collaborer avec les acheteurs sur les demandes de prix et les envoyer aux fournisseurs identifiés.
- Confirmer la participation des fournisseurs et suivre les échéanciers.
- Consolider les soumissions dans des tableaux comparatifs. (L’analyse finale et les recommandations restent sous la responsabilité de l’équipe.)
4) Administration des bons de commande dans SAP
- Créer des bons de commande simples pour des catégories approuvées.
- Mettre à jour les dates de livraison estimées.
- Fermer ou nettoyer les bon de commandes complétés ou inactifs.
- Soutenir la résolution de petites divergences (prix, quantité, unité).
5) Support à l’inventaire et aux catégories (au besoin)
- Mettre à jour les descriptions d’items et les catégories dans SAP.
- Vérifier certaines données avec les utilisateurs internes.
6) Support administratif et coordination interne
- Répondre aux demandes des clients interne et acheminer les demandes aux fournisseurs.
- Préparer des documents ou rapports pour les responsables de catégories.
- Participer des rencontres de fournisseurs.
Qualifications requises
- Étudiant(e) inscrit(e) dans un programme postsecondaire pertinent : Gestion de la chaîne d’approvisionnement, Administration, Opérations, Finance, Génie industriel ou équivalent.
- Bilinguisme obligatoire (français et anglais) à l’oral comme à l’écrit (interaction avec certains fournisseurs et documentation interne).
- Très bonne connaissance en Excel.
- Capacité à travailler dans un environnement dynamique, à suivre des procédures et à respecter des échéances.
- Atout majeur : expérience ou familiarité avec SAP ou autre système ERP serait un atout (création de bon de commandes, recherche de données, navigation de base).
- Professionnalisme, rigueur et souci du détail.
Outils utilisés
- SAP (ERP principal)
- Suite Microsoft : Excel, Word, PowerPoint
- Microsoft Teams et SharePoint
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